㈠、查档

1、查档人必须理解“四个明确”：一要明确档案去向。按我省高校毕业生档案管理规定，毕业生在自主择业期间，其档案由毕业生所在学校代管。之后学校根据毕业生的择业意向和要求，将其档案邮寄到生源地教育局行政主管部门、毕业生就业指导服务机构（也有一些毕业生档案寄到各市州人才交流中心），统一实行规范化管理。

二要明确对查档者身份确认要求。毕业生所在单位负责人事工作的人员前来查档，应持人事主管部门的介绍信及有关证件；毕业生本人前来查档，应持毕业证和身份证；毕业生委托他人代为查档，除了应持有该生毕业证和身份证的复印件外，尚应持有被委托查档者的的身份证。

三要明确查档“四个要素”。为确保快速查档和查档准确无误，查档者应十分准确地提供“四个要素”；即毕业生姓名、毕业学校、所学专业、毕业时间。特别是毕业学校和毕业时间，如不甚明确，应待了解真实情况后再来查档。

四要明确查档方式。直接查档，应按上述要求持有关证件。用电话（远程）查档，须自报查档者姓名，准确地向档案管理人员提供查档“四个要素”，稍等片刻即可答复。有条件的可直接到www.xxbys.com（湘西自治州毕业生就业信息网）查。

五要明确查档方法：先从市州教育局负责毕业生就业管理、指导服务工作的毕业生就业办、毕业生就业指导服务中心查起，如无档案，接着到毕业学校查，具体向招生就业处咨询，问清学校将自己的档案转到何处。

㈡、转档

用人单位转档：用人单位前来转档，应由该单位人事部门工作人员持该单位人事主管部门开出的调档函原件或介绍信原件，办理毕业生转档手续后方可转档；

个人前来转档：如是毕业生本人，应持所在单位人事主管部门开出的调档函原件及本人的毕业证、身份证，如是委托他人前来转档，除了应持有毕业生所在单位人事主管部门开出的调档函原件和毕业生本人毕业证、身份证（复印件）外，还要持有委托书和被委托者本人的身份证，办理转档手续后方可转档。

凡未持转档证件或转档证件不齐全，未办理转档手续者，一律不准转档。

注：档案从我办一经转出，我办将不在接收该份档案（研究生、博士生学籍档案除外）。档案接收请与毕业生户口所在地人力资源管理服务中心咨询。